Kreditoren

Dieses Fenster finden Sie unter «Einkauf -> Kreditoren».
Hier können Sie eingegangene Einkaufsrechnungen (externe Lieferanten bzw. externe Anbieter einer Dienstleistung) erfassen und zusammen mit den aus «Helper» erstellten Kreditoren (z. B. Löhne, Gutschriften) verwalten.
Über die E-Banking-Schnittstelle können Sie zudem elektronische Zahlungsdateien generieren, die Sie bei Ihrem Finanzdienstleister zur Ausführung hochladen können.
«Helper» kümmert sich um die regelkonforme Verbuchung, sofern Sie die anwendungsinterne Buchhaltung benutzen..

Abbildung: Fenster «Kreditoren» mit Beispielsdaten

Erstellen von Kreditoren

In «Helper» werden Kreditoren auf unterschiedliche Arten erstellt:

• Manuelle Erfassung anhand von Einkaufsrechnung
• Erfassung über einen Belegleser (dieses Verfahren wird sich mit der Einführung der QR-Rechnung ab 06.20 noch ändern)
• automatische Erstellung in «Helper» (z. B. in Gutschriftenmodul, aus Einkaufsrechnung, Monatslöhne)
• Import von eBill-Rechnungen

Möglicher Status von Kreditoren

Kreditoren können folgenden Status haben:

• Offen: Der Kreditor ist erfasst.
• Bei der Bank: Der Kreditor wurde als Teil einer Zahlungsdatei exportiert und beim Finanzdienstleister hochgeladen.
• Gebucht: Die Bank hat die Auslösung der Überweisung bestätigt. Die Rechnung ist beglichen.
• Alt: Gebuchte Kreditoren können Sie nach Ihrem frei wählbaren Turnus im Rahmen von Aufräumarbeiten auf «alt» setzen.

Bedienungsleiste

Taste «Offene anzeigen»

Taste «Bei der Bank anzeigen»

Taste «Gebuchte anzeigen»

Taste «Alte anzeigen»

Taste «Summe»

Taste «Fällige markieren»

Taste «Fälligkeit setzen»

Taste «Markierte prüfen»

Klappmenü «Kontoauswahl»

Taste «Markierte exportieren»

Taste «Zahlungspaket ansehen»

Taste «Markierte abbuchen»

Taste «Markierte auf alt stellen»

Taste «Duplikat erstellen»

Taste «Hilfskonto ansehen»

Taste «Kreditorenliste drucken»

Taste «Vergütungsauftrag drucken»

Taste «Markierung setzen»

Taste «PDF anzeigen»

Suchfeld für Namensfilterung

Feldreferenzen

Kreditorenauflistung

Hier sehen Sie die Kreditoren, die den oben gewählten Statuskriterien entsprechen.

Die in der Spalte «Status ersichtlichen Abkürzungen stehen für:

• O = «offen»
• B = «bei der Bank»
• G = «gebucht»
• A = «alt»

Hinweis: Sie können auf den Spaltentitel klicken um die Liste nach der entsprechenden Spalte zu sortieren.

Erstellen eines Kreditores

Nach dem Drücken der Taste «Neu» wird ein Fenster geöffnet, über welches Sie die Kreditoren-Grunddaten als Kodierzeile mittels Belegleser einlesen können.
Möchten Sie die Eingaben manuell vornehmen, können Sie dieses Fenster auch mittels «Weiter ohne Belegleser» überspringen.

Eingangsdatum

Geben Sie hier das Belegdatum der Rechnung oder der Quittung ein.

Mittels Help-Taste wird das heutige Datum vorgeschlagen.

Suchkürzel

Wählen Sie hier den Zahlungsempfänger über den Suchkürzel aus (Auswahl auch über die Help-Taste).

Begünstigter

Geben Sie hier den Namen des Kreditoren/Lieferanten ein.

Help-Taste öffnet eine Liste aller Lieferanten. Durch die Auswahl aus der Liste, werden die meisten Felder aus den Stammdaten befüllt.

Begünstigter Ort

Geben Sie hier die Ortschaft des Begünstigten ein.

Klappmenü «Überweisungs-/Zahlungsart»

Bis im Sommer 2020 gelten nachfolgende Überweisungsarten. Danach werden mit der Einführung der QR-Rechnung nach und nach die Einzahlungsscheine abgelöst.
Siehe auch: QR Code Reader & Belegeleser

- Oranger Einzahlungsschein (Einzahlungsschein mit Referenznummer ESR)

Die bekannteste Variante ist VESR, welche z. B. bei Postfinance im Einsatz ist, welche eine weitgehende Automatisierung der Rechnungsstellung ermöglicht.

Der Emfänger bekommt von seinem Zahlungsinstitut nur die Referenznummer (für die Zuordnung), das Bezahldatum und der Betrag mitgeteilt.

Eine korrekte Erfassung der Überweisungsdaten ist daher wichtig.

Betrag

Geben Sie hier den zu überweisenden Betrag ein.

Kontonummer

Geben Sie hier die Konto-Nummer des Zahlungsempfängers ein (ESR-Teilnehmer-Nummer).

Mittels Help-Taste öffnet sich ein Fenster für den Einsatz eines Belegleser, mit welchem Sie die Kodierzeile des Einzahlungsscheines mit allen Zahlungsinformationen einlesen können.

Überweisungsdatum

Geben Sie hier das vorgesehene Überweisungsdatum ein.

Mit Help-Taste wird das Eingangsdatum + 30 Tage vorgeschlagen.

Referenz-Nummer

Geben Sie hier die Referenz-Nummer ein.

«Helper» erkennt die Eingabe einer ungültigen Referenznummer.

Grund

Geben Sie den Zahlungsgrund ein.

Der Inhalt dieses Informationsfeldes wird nicht übertragen.

- IBAN CHF (roter Einzahlungsschein)

Der rote Einzahlungsschein enthält keine Referenznummer, sondern ein Mitteilungsfeld. Auf dem roten Einzahlungsschein wird auch die IBAN aufgeführt.

Betrag

Geben Sie hier den zu überweisenden Betrag ein.

IBAN

Geben Sie hier die IBAN des Zahlungsempfängers ein (= International Bank Account Number).

«Helper» erkennt die Eingabe einer ungültigen IBAN.

Überweisungsdatum

Geben Sie hier das vorgesehene Überweisungsdatum ein.

Mit Help-Taste wird das Eingangsdatum + 30 Tage vorgeschlagen.

Grund

Geben Sie den Zahlungsgrund ein.

Der Inhalt dieses Feldes ist auf dem Überweisungsbeleg beim Empfänger ersichtlich.

- IBAN (Fremdwährung)

Hierfür wird die IBAN des Empfängers und die BIC (Bankleitzahl) der Empfängerbank benötigt.

Betrag Fremdwährung

Geben Sie hier den zu überweisenden Betrag und den Fremdwährungskürzel ein. (Auswahl mittels Help-Taste)

Betrag CHF

Geben Sie hier den zu verbuchenden Betrag in CHF ein.

IBAN

Geben Sie hier die IBAN des Zahlungsempfängers ein (= International Bank Account Number).

«Helper» erkennt die Eingabe einer ungültigen IBAN.

BIC

Geben Sie hier den BIC (= (Bank Identifier Code) ein. Da der BIC von der SWIFT vergeben wird, bezeichnet man ihn oftmals auch als SWIFT-Code

Hier finden Sie eine BIC-Abfrage: [1].

Überweisungsdatum

Geben Sie hier das vorgesehene Überweisungsdatum ein.

Mit Help-Taste wird das Eingangsdatum + 30 Tage vorgeschlagen.

Grund

Geben Sie den Zahlungsgrund ein.

Der Inhalt dieses Feldes ist auf dem Überweisungsbeleg beim Empfänger ersichtlich.

Taste «Umwandlung CHF <-> FW»

Hier können Sie einen Kreditor in eine andere Währung umwandeln, um z. B. einen festen Überweisungsbetrag in CHF in EUR zum Tageskurs umzurechnen und dem Empfänger eine Überweisungsanzeige zu schicken.

Für diese Funktion muss der tagesaktuelle Umrechnungskurs unter Grundeinstellungen Währungen eingetragen sein.

- Barzahlung

Hier können Sie Barkäufe erfassen, für die Sie eine Rechnung oder Quittung haben (Kassenbeleg).

Erfassungen als Barkauf werden mit dem Speichern umgehend im Haben des Kassenkontos gebucht.

Betrag

Geben Sie hier den bezahlten Betrag ein.

Grund

Geben Sie den Zahlungsgrund ein.

- Lastschriftverfahren

Sie können hier Daueraufträge (z. B. wiederkehrende Zahlungen wie Miete) abbuchen.

Betrag

Geben Sie hier den bezahlten Betrag ein.

Überweisungsdatum

Geben Sie hier das vorgesehene Überweisungsdatum ein.

Grund

Geben Sie den Zahlungsgrund ein.

- EC-direct

Bei der EC-Karte handelt es sich um eine Bankkarte für bargeldloses Bezahlen. Dabei steht die Abkürzung EC für «electronic cash» und die Karte kann wie Bargeld benutzt werden.

Betrag

Geben Sie hier den ausgegebenen Betrag ein.

Überweisungsdatum

Geben Sie hier das Bezahldatum ein.

Grund

Geben Sie den Zahlungsgrund ein.

Typischer Prozesse

Beispiel eines Kreditoren-Durchlaufs

• Nach dem Eintreffen der Einkaufsrechnung wird diese im Kreditorenmodul erfasst (mitsamt EZS-Daten, MWST, Aufwand- und Aktivkonten, Fälligkeit).

Status des Kreditors -> offen

Zu diesem Status kann der Kreditor noch bearbeitet werden.

• Mit Ablauf der Zahlungsfrist können die zur Zahlung fälligen Kreditoren in der Auflistung mittels entsprechender Taste markiert werden.

Mittels Taste «Markierte prüfen» können Sie die Vollständigkeit der verlangten Daten für eine Überweisung überprüfen.

• Mittels Taste «Markierte exportieren» können Sie ein Überweisungsfile generieren, welches Sie bei Ihrem Finanzdienstleister hochladen können.

Die Fälligkeit der einzelnen Überweisungen kann sich unterscheiden. Sie können auch lange vor der Fälligkeit eine Überweisung beim Finanzdienstleister platzieren.

Neuer Status des Kreditors -> bei der Bank

• Sobald die Belastungsanzeige Ihres Finanzdienstleisters eintrifft, können Sie die betreffenden Kreditoren und buchen Sie diese mit dem Valutadatum ab (Datum der Kontobewegung).

Neuer Status des Kreditors -> gebucht

• Nach einiger Zeit, typischerweise am Ende des Jahres können gebuchte Kreditoren auf «alt» gestellt werden.

Dies beschleunigt das Reinladen von Listenansichten. Auf «alt» gestellte Kreditoren können aber immer auch in Ansichten nachgeladen werden.

Verwandte Themen

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