Kunden

Aus Helper
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Vorbemerkung

Im Modul «Kunden» werden die Kundendaten erfasst. Es ermöglich ein aktives Datenmanagement und die einfache Ablage von Kundendokumenten.
Hinweis: Kunden, die auch Lieferanten sind, müssen zusätzlich im Modul «Lieferanten» erfasst werden.

Fenster


Standard-Aktionsschaltflächen

https://www.helper.ch/wiki/images/Standardtasten.gif

Abbildung: Standard-Aktionsschaltflächen

Neu
Neuen Kunden-Datensatz erstellen
Ändern
Aktuellen Kunden-Datensatz ändern

Helper wird in den Bearbeitungsmodus versetzt.

Löschen
Aktuellen Kunden-Datensatz löschen

Vor dem Löschen wird ein Nachfragedialog angezeigt.

Löscht den aktuellen Kunden mitsamt seinen Ansprechpersonen, sofern noch keine Aufträge oder Gutschriften auf ihn eröffnet wurden.

Finden
Datensatz finden

In den suchfähigen Feldern kann der Suchbegriff mit dem Platzhalter «*» verkürzt werden.

Schaltflächen «+1» / «-1»
Durch Anklicken kann durch die geladenen Datensätze geblättert werden (beispielsweise nach einer Suchanfrage)
Abbruch
Dateneingabe verwerfen und Bearbeitungsmodus schliessen
OK
Dateneingabe übernehmen und Bearbeitungsmodus schliessen

Spezifische Schaltflächen im Kundenmodul

Schaltfläche «Liste»
Auflistung aller Kunden, um in einen anderen Kunden-Datensatz zu wechseln

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird in ein Kundenlisten-Fenster mit erweiterten Verwaltungsmöglichkeiten gewechselt (gefilterte Ansichten, Massenaufgabe-Funktionen usw.).

Schaltfläche «Auswertungen»
Auflistung aller Kunden, um von einzelnen Auswertungen und Belege zu erstellen.
Schaltfläche «Liste Aufträge»
Auflistung aller Aufträge zum aktuellen Kunden.

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird ein Fenster mit den «Auftragszeilen nach Kunde» aufgerufen.

Schaltfläche «Ansprechpersonen»
Verwaltung der Ansprechpersonen
Schaltfläche «Attribute»
Zuordnen von Attributen
Schaltfläche «Lieferadressen»
Erfassen von zusätzlichen Lieferadressen
Schaltfläche «Spezifische Daten»
(wird momentan überarbeitet)
Schaltfläche «Files»
Anlegen und Öffnen eines Kundenverzeichnisses auf dem Fileserver für die Ablage von digitalen Dokumenten

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird eine vordefinierte Verzeichnisstruktur erstellt (z. B. mit Verzeichnissen Ablage->Verträge, Ablage->Fonts)

Schaltfläche «Individuelle Preise»
Erfassen von zum Artikelstamm abweichenden Preisen für den aktuellen Kunden
Schaltfläche «Unterlagen»
Verwaltung von physischen Archiv-Unterlagen wie Originalfotos, Bücher usw.
Schaltfläche «Leistungen»
Auflistung der erfassten Leistungen zum aktuellen Kunden
Schaltfläche «Adress-Etikette»
Ausgabe der Kundenadresse auf den Etikettendrucker

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird vor dem Druck ein Fenster zum Editieren der Adresse geöffnet.

Schaltfläche «Projekte»
Erstellen eine Projektes
Schaltfläche «CRM-Zentrale»
Fenster für die Kundenpflege öffnen

Menüs

In diesem Bereich werden nur die Funktionen vorgestellt, die noch nicht in der Beschreibung zu den Schaltflächen abgehandelt wurden.
Hinweis: Im Menü ist zu den einzelnen Funktionen jeweils der Tastaturkürzel zu sehen.

Menüspalte «Kunden»

Neu->Aus Telefonbuch
Anlegen eines neuen Kunden mit den Adressinformationen von tel.search.ch
Verschickte Briefe
Aufrufen des Korrespondenz-Fensters
Umwandlung in Adresse->Lieferanten oder allgemeine Adresse
Kunden ohne einen Auftrag können zum Lieferanten umgewandelt oder zu einer allgemeinen Adresse gemacht werden
Bewegungsdaten umhängen
Verknüpft alle Bewegungsdaten (Aufträge, Offerten, Rechnungen, Debitoren etc.) des aktuellen Kunden mit einem anderen. Diese Funktion wir etwa bei einer Doppelerfassung eines Kunden angewandt, um alle Daten zusammenzulegen.
als vCard speichern
Erstellt eine vCard mit den Adressdaten zum aktuellen Kunden für den Import etwa in Outlook.

Menüspalte «Auswertungen»

Hinweis: Es gilt zu beachten, dass einzelne Auswertungen evtl. noch für individuelle Bedürfnisse und Ansichten angepasst werden müssen.

Aufträge dieses Kunden
Ausgabe einer Auftragsliste nach Datum der Erfassung, des Lieferscheins oder der Rechnungsstellung (mit zeitlicher Eingrenzung)
Alle Aufträge eines Kunden
Ausgabe einer Auftragsliste nach Datum der Erfassung (mit zeitlicher Eingrenzung)
Alle Aufträge aufsummiert->aller Kunden / -> aller Ansprechpersonen / -> aller Werbeagenturen
spezifische Auswertungen (mit zeitlicher Eingrenzung)
Aufträge dieser Werbeagentur
Ausgabe einer Auftragsliste, sofern der Kunde als Werbeagentur definiert ist
Dieser Kunde als Debitor
Aufstellung nach Rechnungsdatum
Artikel/Warengruppen
Umsatz-Aufstellung nach Artikeln oder Warengruppen
Kundendatenblatt
Zusammenstellung aller relevanten Kundendaten und Umsatzliste (beispielsweise um einen Kundenbesuch vorzubereiten)
Bonusliste
Erstellen einer Bonusliste
Alle Kunden drucken
Adressübersicht aller Kunden
Projekte
Übersicht Projekte
Deckungsbeiträge
Differenz aus Kosten und Leistungsabrechnung
Debitorenkontoauszug
zum aktuellen Kunden
Liefertermintreue
momentan keine Funktion
Umsatzvergleich
Gegenüberstellung von zwei Zeiträumen

Eingabefelder

Reiter «Adresse»

Kundennummer
Wird aufsteigend beim Anlegen eines neuen Kunden von Helper vergeben.

Hinweis: Nach dem Löschen eines Kunden bleibt dessen ehemalige Kundennummer für eine Neuvergabe blockiert.

Suchkürzel
Eingabe eines einprägsamen Kürzels, nach welchem später gesucht werden kann, z. B. PROFILE. Das Kürzel kann später noch geändert werden.

Bitte beachten:Bei der Neuerfassung eines Kunden kann über das Symbol rechts vom Eingabefeld «Firma» zur angepassten Eingabemaske für natürliche Personen gewechselt werden.

Eingabe für juristische Personen

Firma
Firmenname

Hinweis: Klick auf die «Name» öffnet den Zefix Firmenindex für eine erste Recherche zum Neukunden.

Zusatz
notwendige Firma-Zusätze oder zweite Adresszeile

Eingabe für natürliche Personen

Nachname/Vorname/Anrede:

Telefon 1
Hauptnummer, beispielsweise Zentrale
Telefon 2
Zweitnummer, beispielsweise Mobilnummer
Land
Eingabe des ISO-Ländercodes bei ausländischen Kunden (erscheint in den Belegen dann ausgeschrieben)
E-Mail
allgemeinen E-Mail-Adresse wie «info@kunde.ch» (E-Mail-Adressen können auch direkt den Ansprechpersonen hinterlegt werden)

Hinweis:Klick auf «E-Mail» öffnet mit dieser Zieladresse eine E-Mail (sieh auch Textbausteine_(formatierbar))

Homepage
Geben Sie hier die Adresse der Homepage des Kunden ein, ohne "http://". Klicken Sie auf den Titel "Homepage", öffnet sich der Browser mit der eingebenen Homepage.
Anrede Brief
Geben Sie hier die Briefanrede, zB "Sehr geehrte Damen und Herren" oder "Grüezi Peter" ein.
Optionsfeld Werbeagentur
Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn es sich bei diesem Kunden um eine Werbeagentur handelt. Siehe auch Zusammenarbeit mit Werbeagenturen
Kundenstatus
Nur auf aktive Kunden können Aufträge erfasst werden.
Erster Kontakt
Geben Sie hier das Datum des ersten Kontaktes mit dem Kunden ein.
Letzte Änderung
Hier erscheint das Datum der letzten Änderung des Datensatzes.
Sprache
Geben Sie hier das Sprachkürzel für die Kommunikation mit diesem Kunden ein. Sofern die Belege bei Ihnen mehrsprachig eingerichtet wurden, erscheinen sie dann in der für den Kunden richtigen Sprache. Help-Taste
Letzte Kontrolle
Geben Sie hier das Datum ein, an dem Sie die Kundendaten zum letzten Mal kontrolliert und für OK befunden haben ein. Dies wird vA bei grösseren Installationen benutzt, um regelmässig die Kundendaten zu überprüfen.

Reiter Auftrags-Abwicklung

Bemerkungen auf Rechnung
Ein hier eingegebener Text erscheint auf allen Rechnungen an diesen Kunden.
Bemerkungen auf Lieferscheinen
Ein hier eingegebener Text erscheint auf allen Lieferscheinen an diesen Kunden.
Kalkulationsbemerkung
Hier können Sie eine Text eingeben, bei der Auftragserfassung erscheint. Er soll die erfassende Person an Spezialitäten bei der Verrechnung an diesen Kunden erinnern.
Versandart
Geben Sie hier die übliche Versandart für diesen Kunden ein. Dies bewirkt keine Fakturierung von Versandkosten, sondern ist rein informativ, bzw ist ein Vorschlag für das Feld Versandart im Auftrag. Help-Taste
Kundenbetreuer
Geben Sie hier das Kürzel des Kundenbetreuers für diesen Kunden in Ihrer Firma ein. Dieses kann zB für Provisionsabrechnungen verwendet werden. Help-Taste
Sachbearbeiter
Geben Sie hier das Kürzel des üblichen Sachbearbeiters für diesen Kunden in Ihrer Firma ein. Dieses kann zB für Provisionsabrechnungen verwendet werden . Help-Taste
Optionsfeld Beträge in Offerten nicht drucken
Wird als Vorschlagswert für neue Offerten an diesen Kunden verwendet.
Optionsfeld Auftragsbestätigung
Wählen Sie dieses Feld an, wenn der Kunde idR Auftragsbestätigungen erhalten soll.
Optionsfeld Beträge in Lieferscheinen drucken
Wird als Vorschlagswert für neue Aufträge an diesen Kunden verwendet.
Optionsfeld Betrag in EZS eindrucken
Kreuzen Sie diese Feld an, wenn der Rechnungsbetrag in die Einzahlungsscheine eingedruckt werden soll. Der Kunde kann dann keinen Skonto mehr abziehen.
Optionsfeld Termine automatisch erledigen lassen
Kreuzen Sie dieses Feld an, damit Auftragstermine beim Druck der Rechnung oder des Lieferscheins automatisch erledigt werden.
Pfad zum Kundenordner
Geben Sie hier den Pfad des Ordners ein, der die Dokumente dieses Kunden enthält. Siehe auch Integration von Fileservern

Reiter Fakturierung

Rabatt sichtbar
Geben Sie hier den Rabatt ein, den der Kunden in der Regel auf allen Aufträgen hat. Dieser Rabatt wird auf Rechnungen etc. sichtbar ausgewiesen. Sie können den Wert im Auftrag überschreiben.
Rabatt unsichtbar
Geben Sie hier einen unsichtbaren Rabatt ein. Dieser Rabatt ist in der Regel negativ, er entspricht dadurch einem Aufschlag. Der unsichtbare Rabatt wird auf alle Einzelpreise fakturierter Artikel angewandt, zB: Ein Artikel B kostet in der Regel Fr. 142.10, Kunde A hat einen unsichtbaren Rabatt von -3 %, in allen Aufträgen an Kunde A kostet der Artikel B nun Fr. 146.40.
BK-Prozente (RBK)
Siehe Zusammenarbeit mit Werbeagenturen
Kundennummer der Werbeagentur
Siehe Zusammenarbeit mit Werbeagenturen
Bonus
Geben Sie hier den Prozentsatz ein, den dieser Kunde als Bonus erhalten soll. Falls der Bonus umsatzabhängig ist erfassen Sie bitte eine Bonustabelle. Detail siehe Bonus an Kunden
Bonustabelle
Geben Sie hier die Nummer der Bonustabelle dieses Kunden ein.
Zahlungsfrist
Geben Sie hier die Zahlungsfrist in Tagen ein, die Aufträge an diesen Kunden haben sollen. Sie erscheint idR auf Rechnungen. Sie können den Wert im Auftrag überschreiben.
Frist bis Mahnung
Geben Sie hier die Anzahl Tage ein, die über die Zahlungsfrist hinaus gewartet werden soll, bis gemahnt werden soll. Das Fälligkeitsdatum im Debitor wird auf das Rechnungsdatum + Zahlungsfrist + Frist bis Mahnung gesetzt.
Debitorenkonto
Geben Sie hier das Buchhaltungskonto ein, das für Debitorenbuchungen an diesen Kunden benutzt werden soll. Lassen Sie das Feld leer, wenn das Standard-Debitorenkonto benutzt werden soll. Help-Taste
Kreditlimite
Geben Sie hier die Kreditlimite des Kunden ein. Im Auftrag können sie Überprüfen, ob die Limite überschritten ist.
MWST-Nummer
Geben Sie hier die MWST-Nummer des Kunden ein. Sie wird für Gutschriften benötigt. Siehe auch Zusammenarbeit mit Werbeagenturen.
Skonto-Felder
Hier können Sie dem Kunden Skonto-Möglichkeiten zuordnen. Sie werden auf Rechnungen etc. ausgedruckt.
Preisgruppe
Geben Sie hier die Nummer der Preisgruppe ein, die für diesen Kunden verwendet werden soll. Siehe auch Artikel
Detaillierungscode
Helper kann die Auftragszeilen zusammenfassen, sodass detailliert eingegebene Aufträge dem Kunden grober ausgedruckt werden, die Artikel werden nach Warengruppen zusammengezogen. Jeder Artikel kann in 3 verschiedenen Warengruppen sein. Der Detaillierungscode steuert welcher Zusammenzug für diesen Kunden verwendet werden soll. Geben Sie "0" (Null) ein, um keinen Zusammenzug zu erhalten.
Optionsfeld Sammelrechnung
Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn der Kunde normalerweise Sammelrechnungen erhalten soll. Sie können weiterhin Einzelrechnungen machen, werden aber darauf hingewiesen, dass dies nicht üblich ist.
Optionsfeld Keine MWST
Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn der Kunde keine MWST bezahlen soll, zB für Auslandskunden.
Auftragswährung
Geben Sie hier die Währung ein, die Aufträge an diesen Kunden haben sollen. Help-Taste
Jahresbudget Umsatz
Geben Sie hier den geplanten Jahresumsatz dieses Kunden ein.

Reiter Diverses

Bemerkungen
Hier können Sie irgendwelche Texte zum Kunden eingeben.
Distanz zum Kunden
Geben Sie hier die Distanz zum Kunden in Kilometer und/oder Minuten an.
Optionsfeld Automatisches Mandat
Noch nicht verwendet.
Kontonummer
Geben Sie hier die Kontonummer des Kunden ein. Dies kann die Postchequekontonummer,Bankkontonummer oder IBAN sein.
Clearingnummer der Bank
Falls der Kunde ein Bankkonto (und kein Postchequekonto) hat, geben Sie hier die Clearingnummer der Bank ein. Falls Sie unter Kontonummer die IBAN des Kunden eingegeben haben, lassen Sie dieses Feld leer. In die Felder "Kontonummer" und "Clearingnummer" müssen Sie nur Daten eingeben, wenn Sie diesem Kunden Gutschriften überweisen wollen. In der Regel ziehen Kunden Gutschriften von späteren Rechnungen ab. Vgl. dazu auch Zusammenarbeit mit Werbeagenturen.
Standard-Überweisungstyp
Wählen Sie an, wie Sie üblicherweise Gutschriften an Ihren Kunden überweisen. Vgl. dazu auch das Kapitel Zusammenarbeit mit Werbeagenturen.

Typische Prozesse

Zusammenarbeit mit Werbeagenturen