Kunden

Vorbemerkung

Im Modul «Kunden» werden die Kundendaten erfasst. Es ermöglich ein aktives Datenmanagement und die einfache Ablage von Kundendokumenten.
Hinweis: Kunden, die auch Lieferanten sind, müssen zusätzlich im Modul «Lieferanten» erfasst werden.

Standard-Aktionsschaltflächen

In den meisten Fenstern von «Helper» sind folgende Standard-Schaltflächen zu finden.

Abbildung: Standard-Aktionsschaltflächen

Neu

Neuen Datensatz erstellen

Ändern

Aktuellen Datensatz ändern

Helper wird in den Bearbeitungsmodus versetzt.

Löschen

Aktuellen Datensatz löschen

Vor dem Löschen wird ein Nachfragedialog angezeigt.

Finden

Datensatz finden

In den suchfähigen Feldern kann der Suchbegriff mit dem Platzhalter «*» sowohl nach vorne wie auch nach hinten verkürzt werden.
Beispiele:

• Winter* findet Winterthur, Winterberg usw.
• *burg findet Oberburg, Neuenburg usw.
• *ter* findet Winterthur, Matterhorn usw.

Abbruch

Dateneingabe verwerfen und Bearbeitungsmodus schliessen

OK

Dateneingabe übernehmen und Bearbeitungsmodus schliessen

Schaltflächen «+1» / «-1»

Durch Anklicken kann durch die geladenen Datensätze geblättert werden (beispielsweise nach einer Suchanfrage)

Ansicht X/X

Orientierungshilfe für die Blätterfunktion

Spezifische Schaltflächen im Kundenmodul

Abbildung: Schaltflächen im Kundenmodul

Schaltfläche «Liste»

Auflistung aller Kunden, um in einen anderen Kunden-Datensatz zu wechseln

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird in ein Kundenlisten-Fenster mit erweiterten Verwaltungsmöglichkeiten gewechselt (gefilterte Ansichten, Massenaufgabe-Funktionen usw.).

Schaltfläche «Auswertungen»

Auflistung aller Kunden, um von einzelnen Auswertungen und Belege zu erstellen.

Schaltfläche «Liste Aufträge»

Auflistung aller Aufträge zum aktuellen Kunden.

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird ein Fenster mit den «Auftragszeilen nach Kunde» aufgerufen.

Schaltfläche «Ansprechpersonen»

Verwaltung der Ansprechpersonen

Schaltfläche «Attribute»

Zuordnen von Attributen

Schaltfläche «Lieferadressen»

Erfassen von zusätzlichen Lieferadressen

Schaltfläche «Spezifische Daten»

(wird momentan überarbeitet)

Schaltfläche «Files»

Anlegen und Öffnen eines Kundenverzeichnisses auf dem Fileserver für die Ablage von digitalen Dokumenten

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird eine vordefinierte Verzeichnisstruktur erstellt (z. B. mit Verzeichnissen Ablage->Verträge, Ablage->Fonts)

Schaltfläche «Individuelle Preise»

Erfassen von zum Artikelstamm abweichenden Preisen für den aktuellen Kunden

Schaltfläche «Unterlagen»

Verwaltung von physischen Archiv-Unterlagen wie Originalfotos, Bücher usw.

Schaltfläche «Leistungen»

Auflistung der erfassten Leistungen zum aktuellen Kunden

Schaltfläche «Adress-Etikette»

Ausgabe der Kundenadresse auf den Etikettendrucker

Bei gleichzeitigem Drücken der Shift-Taste wird vor dem Druck ein Fenster zum Editieren der Adresse geöffnet.

Schaltfläche «Projekte»

Erstellen eine Projektes

Schaltfläche «CRM-Zentrale»

Fenster für die Kundenpflege öffnen

Menüs

In diesem Bereich werden nur die Funktionen vorgestellt, die noch nicht in der Beschreibung zu den Schaltflächen abgehandelt wurden.
Hinweis: Im Menü ist zu den einzelnen Funktionen jeweils der Tastaturkürzel zu sehen.

Menüspalte «Kunden»

Neu->Aus Telefonbuch

Anlegen eines neuen Kunden mit den Adressinformationen von tel.search.ch

Verschickte Briefe

Aufrufen des Korrespondenz-Fensters

Umwandlung in Adresse->Lieferanten oder allgemeine Adresse

Kunden ohne einen Auftrag können zum Lieferanten umgewandelt oder zu einer allgemeinen Adresse gemacht werden

Bewegungsdaten umhängen

Verknüpft alle Bewegungsdaten (Aufträge, Offerten, Rechnungen, Debitoren etc.) des aktuellen Kunden mit einem anderen. Diese Funktion wir etwa bei einer Doppelerfassung eines Kunden angewandt, um alle Daten zusammenzulegen.

als vCard speichern

Erstellt eine vCard mit den Adressdaten zum aktuellen Kunden für den Import etwa in Outlook.

Menüspalte «Auswertungen»

Hinweis: Es gilt zu beachten, dass einzelne Auswertungen evtl. noch für individuelle Bedürfnisse und Ansichten angepasst werden müssen.

Aufträge dieses Kunden

Ausgabe einer Auftragsliste nach Datum der Erfassung, des Lieferscheins oder der Rechnungsstellung (mit zeitlicher Eingrenzung)

Alle Aufträge eines Kunden

Ausgabe einer Auftragsliste nach Datum der Erfassung (mit zeitlicher Eingrenzung)

Alle Aufträge aufsummiert->aller Kunden / -> aller Ansprechpersonen / -> aller Werbeagenturen

spezifische Auswertungen (mit zeitlicher Eingrenzung)

Aufträge dieser Werbeagentur

Ausgabe einer Auftragsliste, sofern der Kunde als Werbeagentur definiert ist

Dieser Kunde als Debitor

Aufstellung nach Rechnungsdatum

Artikel/Warengruppen

Umsatz-Aufstellung nach Artikeln oder Warengruppen

Kundendatenblatt

Zusammenstellung aller relevanten Kundendaten und Umsatzliste (beispielsweise um einen Kundenbesuch vorzubereiten)

Bonusliste

Erstellen einer Bonusliste

Alle Kunden drucken

Adressübersicht aller Kunden

Projekte

Übersicht Projekte

Deckungsbeiträge

Differenz aus Kosten und Leistungsabrechnung

Debitorenkontoauszug

zum aktuellen Kunden

Liefertermintreue

momentan keine Funktion

Umsatzvergleich

Gegenüberstellung von zwei Zeiträumen

Eingabefelder

Reiter «Adresse»

Abbildung: Register Adresse mit Beispielsdaten

Kundennummer

Wird aufsteigend beim Anlegen eines neuen Kunden von Helper vergeben.

Hinweis: Nach dem Löschen eines Kunden bleibt dessen ehemalige Kundennummer für eine Neuvergabe blockiert.

Suchkürzel

Eingabe eines einprägsamen Kürzels, nach welchem gesucht werden kann, z. B. PROFILE. Das Kürzel kann jederzeit geändert werden.

Bitte beachten: Bei der Neuerfassung eines Kunden kann über das Symbol rechts vom Eingabefeld «Firma» zur angepassten Eingabemaske für natürliche Personen gewechselt werden.

Eingabe für juristische Personen

Firma

Firmenname

Hinweis: Klick auf «Firma» öffnet den Zefix Firmenindex als weitere Recherchemöglichkeit zum Neukunden

Zusatz

notwendige Firma-Zusätze oder zweite Adresszeile

Eingabe für natürliche Personen

Nachname/Vorname/Anrede

Telefon 1

Hauptnummer (z. B. Telefonzentrale)

Telefon 2

Zweitnummer, (z. B. Mobilnummer)

Fax

Telefax-Nummer

Land

Eingabe des ISO-Ländercodes bei ausländischen Kunden (erscheint in den Belegen dann ausgeschrieben, DE- wird zu Deutschland)

Hinwweis: Vordefinierte Versandarten können unter macOS über ««cmd-Pfeil-runter»» oder unter Windows über «Insert» eingefügt werden.

Hinweis: Klick auf das tel.search-Symbol öffnet ein Fenster zum Abgleichen und Vervollständigen der Adressdaten.

E-Mail

allgemeine E-Mail-Adresse wie «info@kunde.ch» (optional, da E-Mail-Adressen direkt den Ansprechpersonen hinterlegt werden können)

Hinweis: Klick auf «E-Mail» öffnet mit der eingetragenen Zieladresse eine E-Mail (sieh auch Textbausteine_(formatierbar))

Homepage

Internet-Präsenz des Kunden (Eingabe ohne «http:» oder «https:»)

Hinweis: Klick auf «Homepage» öffnet diese Zieladresse.

Anrede Brief

Anrede in gedruckten oder digitalen Anschreiben, z. B. «Sehr geehrte Damen und Herren» oder «Grüezi Peter»

Kontrollkästchen «Werbeagentur»

Haken kann hier gesetzt werden, falls es sich um eine Werbeagentur handelt (siehe auch Zusammenarbeit mit Werbeagenturen

Dropdown «Kundenstatus»

Zuweisen und Ändern des Status

Hinweis: Für das Erfassen von Aufträgen muss der Kunde aktiv sein. Der Status hat Einfluss z. B. auf die Sichtbarkeit in Auflistungen.

Erster Kontakt

Eintrag des Erstkontakt-Datums hier möglich

Sprache

Kürzel für Korrespondenzsprache

Hinweis: Bei Verwendung einer anderen Sprache müssen zuerst die Belegtexte angepasst werden.

Letzte Kontrolle

Eintrag des Datums einer Stammdatenprüfung hier möglich

Besuch

Eingabe und Übersicht zu letztem und geplantem Besuch (manuelle Eingabe oder Daten aus CRM-Zentrale)

Ext. Nr.

Eingabe einer Zuordnungs-ID für externes Buchhaltungssystem hier möglich

Kalkulationsbemerkung

Eingabefenster für Kalkulationsbemerkungen über Kontextmenü aufrufen

Hinweis: Im Auftragsmodul kann auf wichtige Zusatzinfos beispielsweise zum Aublauf, zur Verrechnung, kurzzeitige Änderungen mit Ablaufdatum erinnert werden.

Bemerkungen

Einfaches Textfeld, um kundenrelevante Informationen zu sammeln

Reiter Auftrags-Abwicklung

Bemerkungen auf Rechnung

Optionaler Textblock der zusätzlich auf jeder Rechnung zu diesem Kunden erscheinen soll

Bemerkungen auf Lieferscheinen

Optionaler Textblock der zusätzlich auf jedem Lieferschein zu diesem Kunden erscheinen soll

Kalkulationsbemerkung

Feld wird zukünftig entfernt da auch im Reiter «Adressen»

Versandart

Informationsfeld zur bevorzugten Versandart ohne weitere Funktion

Hinweis: Vordefinierte Versandarten können unter macOS über «cmd-Pfeil-runter» oder unter Windows über «Insert» ausgewählt werden.

Kundenbetreuer

Kürzel eines eigenen Kundenbetreuers kann unter macOS über «cmd-Pfeil-runter» oder unter Windows über «Insert» ausgewählt werden.

Hinweis: Diese Zuordnung kann später auch für die Provisionsabrechnung verwendet werden.

Sachbearbeiter

Kürzel eines eigenen Sachbearbeiters kann unter macOS über «cmd-Pfeil-runter» oder unter Windows über «Insert» ausgewählt werden.

Hinweis: Diese Zuordnung kann später auch für die Provisionsabrechnung verwendet werden.

Filiale

optionale Filialzuweisung

Kontrollkästchen

Hinweis: Die folgenden Einstellungen sind global gültige Standardeinstellungen und sollten nur bei Bedarf für einzelne Kunden angepasst werden.

Beträge in Offerten nicht drucken

Beträge in Auftragsbestätigung nicht drucken

Auftragsbestätigung

Beträge in Lieferscheinen drucken

Automatisch E-Mail schicken bei Aufträgen

Zahlfrist bei Lieferscheinen nicht drucken

Betrag in EZS eindrucken

falls aktiviert, ist Skontoabzug durch den Kunden nicht mehr möglich

Termine automatisch erledigen lassen
:wenn aktiviert, werden Termine durch Rechnung- oder Lieferscheindruck automatisch nachgetragen

Pfad zum Kundenordner

Verzeichnispfad für die Ablage von kundenspezifischen digitalen Dokumenten (Ablaufbeschriebe, Vereinbarungen usw.)

Ordner für Kundenaufträge

optionale Anlage eines kundenspezifischen Auftragsverzeichnisses ausserhalb des global definierten Ablageortes

Reiter Fakturierung

Rabatt sichtbar

Geben Sie hier den Rabatt ein, den der Kunden in der Regel auf allen Aufträgen hat. Dieser Rabatt wird auf Rechnungen etc. sichtbar ausgewiesen. Sie können den Wert im Auftrag überschreiben.

Rabatt unsichtbar

Geben Sie hier einen unsichtbaren Rabatt ein. Dieser Rabatt ist in der Regel negativ, er entspricht dadurch einem Aufschlag. Der unsichtbare Rabatt wird auf alle Einzelpreise fakturierter Artikel angewandt, zB: Ein Artikel B kostet in der Regel Fr. 142.10, Kunde A hat einen unsichtbaren Rabatt von -3 %, in allen Aufträgen an Kunde A kostet der Artikel B nun Fr. 146.40.

BK-Prozente (RBK)

Siehe Zusammenarbeit mit Werbeagenturen

Kundennummer der Werbeagentur

Siehe Zusammenarbeit mit Werbeagenturen

Bonus

Geben Sie hier den Prozentsatz ein, den dieser Kunde als Bonus erhalten soll. Falls der Bonus umsatzabhängig ist erfassen Sie bitte eine Bonustabelle. Detail siehe Bonus an Kunden

Bonustabelle

Geben Sie hier die Nummer der Bonustabelle dieses Kunden ein.

Zahlungsfrist

Geben Sie hier die Zahlungsfrist in Tagen ein, die Aufträge an diesen Kunden haben sollen. Sie erscheint idR auf Rechnungen. Sie können den Wert im Auftrag überschreiben.

Frist bis Mahnung

Geben Sie hier die Anzahl Tage ein, die über die Zahlungsfrist hinaus gewartet werden soll, bis gemahnt werden soll. Das Fälligkeitsdatum im Debitor wird auf das Rechnungsdatum + Zahlungsfrist + Frist bis Mahnung gesetzt.

Debitorenkonto

Geben Sie hier das Buchhaltungskonto ein, das für Debitorenbuchungen an diesen Kunden benutzt werden soll. Lassen Sie das Feld leer, wenn das Standard-Debitorenkonto benutzt werden soll. Help-Taste

Kreditlimite

Geben Sie hier die Kreditlimite des Kunden ein. Im Auftrag können sie Überprüfen, ob die Limite überschritten ist.

MWST-Nummer

Geben Sie hier die MWST-Nummer des Kunden ein. Sie wird für Gutschriften benötigt. Siehe auch Zusammenarbeit mit Werbeagenturen.

Skonto-Felder

Hier können Sie dem Kunden Skonto-Möglichkeiten zuordnen. Sie werden auf Rechnungen etc. ausgedruckt.

Preisgruppe

Geben Sie hier die Nummer der Preisgruppe ein, die für diesen Kunden verwendet werden soll. Siehe auch Artikel

Detaillierungscode

Helper kann die Auftragszeilen zusammenfassen, sodass detailliert eingegebene Aufträge dem Kunden grober ausgedruckt werden, die Artikel werden nach Warengruppen zusammengezogen. Jeder Artikel kann in 3 verschiedenen Warengruppen sein. Der Detaillierungscode steuert welcher Zusammenzug für diesen Kunden verwendet werden soll. Geben Sie "0" (Null) ein, um keinen Zusammenzug zu erhalten.

Optionsfeld Sammelrechnung

Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn der Kunde normalerweise Sammelrechnungen erhalten soll. Sie können weiterhin Einzelrechnungen machen, werden aber darauf hingewiesen, dass dies nicht üblich ist.

Optionsfeld Keine MWST

Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn der Kunde keine MWST bezahlen soll, zB für Auslandskunden.

Auftragswährung

Geben Sie hier die Währung ein, die Aufträge an diesen Kunden haben sollen. Help-Taste

Jahresbudget Umsatz

Geben Sie hier den geplanten Jahresumsatz dieses Kunden ein.

Reiter Diverses

Bemerkungen

Hier können Sie irgendwelche Texte zum Kunden eingeben.

Distanz zum Kunden

Geben Sie hier die Distanz zum Kunden in Kilometer und/oder Minuten an.

Optionsfeld Automatisches Mandat

Noch nicht verwendet.

Kontonummer

Geben Sie hier die Kontonummer des Kunden ein. Dies kann die Postchequekontonummer,Bankkontonummer oder IBAN sein.

Clearingnummer der Bank

Falls der Kunde ein Bankkonto (und kein Postchequekonto) hat, geben Sie hier die Clearingnummer der Bank ein. Falls Sie unter Kontonummer die IBAN des Kunden eingegeben haben, lassen Sie dieses Feld leer. In die Felder "Kontonummer" und "Clearingnummer" müssen Sie nur Daten eingeben, wenn Sie diesem Kunden Gutschriften überweisen wollen. In der Regel ziehen Kunden Gutschriften von späteren Rechnungen ab. Vgl. dazu auch Zusammenarbeit mit Werbeagenturen.

Standard-Überweisungstyp

Wählen Sie an, wie Sie üblicherweise Gutschriften an Ihren Kunden überweisen. Vgl. dazu auch das Kapitel Zusammenarbeit mit Werbeagenturen.

Typische Prozesse

Zusammenarbeit mit Werbeagenturen